Come pagare l’imposta di bollo sulle fatture elettroniche ogni trimestre

L’introduzione della fatturazione elettronica ha rivoluzionato il sistema fiscale italiano, portando con sé nuove modalità per l’assolvimento di obblighi storici come l’imposta di bollo.

Per le fatture emesse in modalità cartacea, l’obbligo veniva assolto mediante l’applicazione fisica della marca da bollo da 2 euro. Con il passaggio al digitale, il sistema è diventato virtuale, richiedendo ai contribuenti e ai professionisti di adattarsi a un calendario di scadenze trimestrali e a procedure telematiche gestite direttamente dall’Agenzia delle Entrate.

I presupposti dell’imposta e la soglia di esenzione

L’imposta di bollo di 2 euro si applica a tutte le fatture elettroniche che riguardano operazioni escluse, esenti o fuori campo IVA, a condizione che l’importo totale del documento superi la soglia di 77,47 euro. Non tutte le fatture elettroniche richiedono quindi il bollo: se il documento espone l’IVA, l’imposta non è dovuta per il principio di alternatività tra IVA e bollo.

Al momento della creazione della fattura, il cedente o prestatore deve indicare l’assolvimento dell’imposta inserendo il valore “Sì” nel campo specifico del file XML denominato “Bollo Virtuale”. Tale dichiarazione d’intento è il primo passo che permette al Sistema di Interscambio di conteggiare correttamente le somme dovute alla fine di ogni periodo.

Il calcolo automatizzato dell’Agenzia delle Entrate

Uno dei vantaggi del sistema digitale è l’automazione del calcolo. L’Agenzia delle Entrate, elaborando i dati che transitano attraverso il Sistema di Interscambio, predispone per ogni trimestre un elenco delle fatture per le quali è dovuto il bollo.

Questo elenco viene messo a disposizione del contribuente all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi”. Esistono solitamente due elenchi. L’elenco A contiene le fatture in cui il contribuente ha indicato esplicitamente l’assolvimento del bollo. L’elenco B contiene i documenti in cui il bollo non è stato indicato ma che, secondo i controlli automatizzati dell’amministrazione, dovrebbero invece riportarlo.

Il contribuente ha la facoltà di modificare questi elenchi entro scadenze precise se ritiene che alcuni documenti siano stati inclusi o esclusi erroneamente.

Il calendario delle scadenze e le semplificazioni per importi ridotti

Il pagamento dell’imposta di bollo segue una cadenza trimestrale, ma il legislatore ha introdotto delle semplificazioni importanti per chi emette poche fatture esenti. In linea generale, le scadenze sono fissate al 31 maggio per il primo trimestre, al 30 settembre per il secondo, al 30 novembre per il terzo e al 28 febbraio dell’anno successivo per il quarto.

Tuttavia, se l’importo dovuto per il primo trimestre non supera i 5000 euro, il contribuente può decidere di rimandare il pagamento e accorparlo alla scadenza del secondo trimestre. Allo stesso modo, se la somma totale dovuta per i primi due trimestri rimane sotto la soglia dei 5000 euro, è possibile versare tutto entro la scadenza del terzo trimestre, ovvero il 30 novembre. La flessibilità permette di ridurre il numero di operazioni bancarie per le piccole partite IVA e i regimi forfettari.

La procedura operativa di pagamento sul portale

Per procedere al versamento, il contribuente o il suo intermediario delegato deve accedere all’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Una volta entrati nella sezione dedicata alle fatture elettroniche, si seleziona la voce relativa al pagamento dell’imposta di bollo.

Qui il sistema mostra l’ammontare complessivo calcolato per il trimestre di riferimento. Il pagamento può essere effettuato principalmente in due modi. Il primo consiste nell’addebito diretto sul conto corrente bancario o postale: è sufficiente inserire l’IBAN del conto intestato al contribuente e autorizzare l’operazione.

Il sistema invierà una richiesta di addebito che verrà processata nei giorni successivi. In alternativa, il portale permette di generare un modello F24 precompilato con i codici tributo corretti e l’importo esatto, che potrà poi essere pagato tramite i canali telematici della propria banca o presso i servizi di home banking.

Codici tributo e gestione degli errori

In caso si scelga la modalità di pagamento tramite F24, è essenziale conoscere i codici tributo stabiliti dall’amministrazione finanziaria per evitare che il versamento venga attribuito a un periodo errato.

I codici vanno dal 2521 per il primo trimestre al 2524 per il quarto trimestre, mentre eventuali sanzioni e interessi legati a ravvedimenti operosi utilizzano codici specifici come il 2525 e il 2526.

È importante ricordare che il mancato pagamento entro le scadenze o il pagamento in misura inferiore al dovuto comporta l’irrogazione di sanzioni amministrative. Se il contribuente si accorge di un ritardo prima che l’Agenzia delle Entrate notifichi l’irregolarità, può avvalersi del ravvedimento operoso, regolarizzando la posizione con il pagamento di una sanzione ridotta e degli interessi di mora calcolati sui giorni di ritardo.

Responsabilità e conservazione documentale

Sebbene la fattura sia digitale, la responsabilità del corretto assolvimento dell’imposta rimane in capo al fornitore, anche se spesso il costo del bollo viene ribaltato sul cliente aggiungendo i 2 euro al totale della fattura. Dal punto di vista della conservazione, non è necessario stampare ricevute cartacee: le quietanze di avvenuto pagamento e le evidenze degli addebiti rimangono consultabili all’interno del cassetto fiscale del contribuente.

Il sistema di monitoraggio costante permette un controllo incrociato efficace e riduce la possibilità di dimenticanze, a patto di monitorare regolarmente le notifiche inviate dall’Agenzia delle Entrate nel proprio portale telematico. La corretta gestione del bollo non è solo un obbligo fiscale, ma un indicatore di precisione nella gestione amministrativa della propria attività professionale o aziendale.